公司秘书

新加坡公司秘书角色和责任完整指南

了解公司秘书在新加坡公司中的关键作用 - 包括职责、权力、法律义务，以及代名秘书与自聘秘书的选择。

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合规关键角色

6M
委任期限
18+
最低年龄
24/7
合规监控
ACRA
主要联系
角色概述

什么是公司秘书？

公司秘书是负责确保公司遵守法定要求和维护公司记录的关键企业官员。在新加坡，每家公司必须在成立后6个月内委任公司秘书。

合规官员

确保公司满足所有法定申报要求

公司治理

维护适当的公司记录和程序

法定期限

管理关键申报期限和通知

ACRA接口

与监管机构的主要联系点

公司秘书要求

资格和任职要求

基本资格

  • 必须年满18岁
  • 必须是自然人（仅限个人）
  • 不能是公司的唯一董事
  • 不能是未解除破产的人
  • 必须具有担任秘书的心智能力

专业资格

  • 法学学位或法律资格
  • 会计资格（CPA、ACCA等）
  • 公司秘书资格
  • 相关专业经验
  • 新加坡《公司法》知识

委任程序

  • 由董事决议委任
  • 必须书面同意委任
  • 委任在14天内向ACRA申报
  • 在登记册中维护秘书详细信息
  • 不能与唯一董事是同一人

持续合规

  • 维护法定登记册和记录
  • 提交年度申报和法定表格
  • 确保遵守《公司法》
  • 保持注册办公室地址更新
  • 管理董事会会议程序
关键职责

公司秘书职责

主要法定和行政职责

协助董事会

在公司事务中为董事会提供行政支持和指导

具体要求

  • 协助组织和安排董事会会议
  • 准备会议议程和支持文件
  • 记录会议记录和决议
  • 在会议期间提供程序指导
  • 跟进董事会决定和行动项目

合规建议

就合规事项和监管要求向管理层提供建议

具体要求

  • 监控合规期限和义务
  • 就法定申报要求提供建议
  • 提醒董事注意法规变化
  • 推荐合规最佳实践
  • 在需要时与专业顾问协调

法定簿册维护

维护和更新所有必需的法定登记册和记录

具体要求

  • 维护成员和持股登记册
  • 保存董事和秘书登记册
  • 更新抵押和按揭登记册
  • 保存会议记录和决议
  • 确保法定簿册可供检查

申报和文档

处理法定申报和维护适当的文档

具体要求

  • 准备并向ACRA提交年度申报
  • 提交所需的法定表格和通知
  • 维护适当的归档系统和记录
  • 确保及时提交监管文件
  • 安全保管证书和正式文件

外部 vs 内部公司秘书

比较专业外部公司秘书服务的优势

特征
外部
外部公司秘书服务
推荐
内部
内部委任公司秘书
专业知识
专业资格团队
依赖员工资格
个人责任
专业保险覆盖
员工承担责任
合规风险
低风险
高风险
持续培训
包含在服务中
公司自负责任
服务连续性
保证连续服务
员工离职风险
成本结构
固定服务费
薪资+培训+风险
会议出席
非必需出席
可出席会议

我们的建议

选择专业的外部公司秘书服务可以显著降低合规风险，确保专业管理，并让您专注于核心业务发展。我们的服务包括专业保险覆盖和持续支持。

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秘书权力

公司秘书权力

有限的权威和认证权力

文件认证

认证公司文件的权威（通常需要董事联署）

具体权力

  • 证明公司文件的真实副本
  • 认证董事会决议和会议记录
  • 与董事联署重要公司文件
  • 证明公司印章的加盖
  • 验证法定信息的准确性

行政功能

在委托权限内处理例行行政任务

具体权力

  • 就公司事务发出例行通信
  • 接收和分发董事会会议材料
  • 协调会议时间安排和后勤
  • 维护归档系统和文件组织
  • 处理例行法定通知

记录访问和维护

访问和维护法定记录的权威

具体权力

  • 访问所有公司法定簿册和记录
  • 以批准的变更更新登记册
  • 从公司记录中准备摘录
  • 维护敏感信息的保密性
  • 为检查提供法定信息

咨询角色

提供程序和合规指导（无决策权）

具体权力

  • 就适当的会议程序提供建议
  • 推荐合规最佳实践
  • 提醒即将到来的法定期限
  • 建议改进治理流程
  • 与外部顾问和当局协调
法律义务

法律义务

法定合规和报告义务

年度申报提交

在规定期限内向ACRA提交年度申报

年度
AGM后30天内

具体要求

通过BizFile电子提交年度申报
包括董事和秘书的更新详细信息
附上所需文件和声明
支付规定的申报费用
确保所有提交信息的准确性

法定登记册维护

维护准确和最新的法定登记册

持续
持续

具体要求

包含当前持股的成员登记册
董事和秘书登记册
抵押和按揭登记册
控制人登记册（如适用）
确保登记册可供检查

变更通知

通知ACRA公司详细信息的变更

根据要求
在规定时间框架内

具体要求

董事变更在14天内
秘书委任/辞职在14天内
注册办公室变更在14天内
在要求时的股本变更
公司名称变更在14天内

会议文档

适当记录和维护会议记录

每次会议
在合理时间内

具体要求

准备准确的会议记录
记录通过的所有决议
维护出席记录
向ACRA提交特别决议
在法定期间保存会议记录

文件认证

认证和证明公司文件

根据要求
在请求时

具体要求

证明公司文件的真实副本
认证董事会决议
验证公司记录和信息
签署法定声明
证明公司印章的加盖

委任流程

委任公司秘书的步骤

1

确定候选人

寻找合格个人或聘请专业服务提供商

1-3天
2

验证资格

确保候选人符合资格和专业要求

1天
3

董事会决议

通过董事决议委任公司秘书

1天
4

获得同意

从被委任人获得担任公司秘书的书面同意

1天
5

向ACRA申报

提交表格49通知ACRA秘书委任

当天
6

更新记录

更新公司登记册并颁发委任证书

1天
持续义务

持续合规

公司秘书的主要合规要求

年度申报提交

年度
AGM后30天内

确保及时向ACRA提交年度申报

法定表格

根据需要
在规定期间内

为公司变更提交所需的法定表格

登记册更新

持续
实时更新

保持所有法定登记册的当前和准确

会议记录

每次会议
在合理时间内

准备和维护适当的会议文档

专业发展

持续
持续

及时了解法规变化和最佳实践

合规日历

每日
持续监控

维护和监控合规期限日历

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常见问题

公司秘书的主要职责是什么？
公司秘书确保法定合规，维护公司记录，提交年度申报，管理董事会会议，并充当公司与监管机构之间的联络人。
新加坡所有公司都必须有公司秘书吗？
是的，每家新加坡公司必须在注册后6个月内任命一名公司秘书。秘书必须是新加坡居民。

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